ECM如何幫助專業(yè)服務(wù)公司管理項目文檔？

連宗奇

為什么專業(yè)服務(wù)公司選擇OceanX ECM？

專業(yè)服務(wù)公司的專業(yè)人員每天都需要處理大量的項目文件。如果公司沒有實施ECM解決方案，則可能會遇到以下問題：

OceanX ECM是一個專業(yè)的項目管理系統(tǒng)，專門為專業(yè)人士管理項目文件而設(shè)計，既高效又安全。

OceanX ECM為專業(yè)人士提供企業(yè)內(nèi)容管理解決方案，有效組織，搜索和管理客戶事務(wù)。通過使用審計跟蹤，版本控制，訪問控制，電子郵件管理，法律案件管理和索引等強大功能。它不僅幫助專業(yè)人員在分布式團隊之間執(zhí)行以項目為中心的協(xié)作，而且還實施其工作實踐以與政策保持一致。

•   紙本文件夾可能散落在桌面上

•   難以搜索需要的紙本文件，可能會損壞或丟失

•   一次只能有一個人訪問項目文件夾

•   電子郵件和電子檔文件必須手動打印和歸檔

•   對正在訪問的文檔沒有審計跟蹤

•   在辦公室中消耗大量寶貴的存儲空間來存儲項目文檔

•   電子郵件管理 - ECM為專業(yè)人員提供了一個管理所有收到的電子郵件的平臺，可以輕松地同時發(fā)送和存檔電子郵件，或者只提交附件。

•   以項目為中心的工作空間（PCW） - ECM通過使用審計追蹤，版本控制，訪問控制，法律案例管理和索引等ECM功能，為專業(yè)人員組織，搜索和管理他們的項目，以提高整個流程和效率。

•   實現(xiàn)地理透明度 - ECM為專業(yè)人員提供了一個平臺，即使他們位于不同的地理區(qū)域，也可以在項目文件夾上進(jìn)行協(xié)作

•   知識管理 - ECM提供了一個管理所有公司知識資產(chǎn)的環(huán)境，以充分利用它。ECM幫助專業(yè)服務(wù)公司管理知識資產(chǎn)（例如先例，專有技術(shù)和形式），并讓專業(yè)人員幫助他們提高績效和生產(chǎn)力。

•   版本控制 - ECM提供了一個工具，可以幫助專業(yè)人員創(chuàng)建或搜索需要的最新文檔版本的文檔，而不用擔(dān)心選擇舊文檔會浪費時間在錯誤的文件或文件夾上。

•   改善客戶服務(wù) - ECM幫助專業(yè)人員有效處理所有客戶事宜，并獲得良好的客戶體驗和客戶服務(wù)。

OceanX ECM解決方案-針對專業(yè)服務(wù)公司

法律項目管理 - 您可以管理從查詢到實際案件的所有法律案件，并在OceanX ECM法律案件管理工具中創(chuàng)建相關(guān)文件夾。

以項目為中心的工作空間 - 以項目為中心的工作空間對于律師來說是非常重要的，因為這樣可以提高生產(chǎn)力。它提高了電子文件的采用率，并降低了安全風(fēng)險，對管理正在進(jìn)行的工作如合同，電子郵件等有用。

Outlook Add-in- 您可以直接將傳入和傳出的Outlook文件/附件保存到OceanXECM，系統(tǒng)會建議一個存檔位置，以便您只需單擊一下即可存檔電子郵件。以前提交的電子郵件有明確的標(biāo)記，所以你不浪費時間提交你的同事已經(jīng)提交的。

Office Add-in - 您可以將MS Office文件直接打開保存到OceanXECM中，不需要先保存MS Office文件并上傳到ECM界面。

擷取項目文件信息- 您可以使用全文OCR，IMR，條形碼識別，可搜索的PDF和表格識別等技術(shù)通過掃描儀，電子郵件或其他設(shè)備將您的項目文件輸入到OceanX ECM，您可以輕松地索引和保存項目文件到OceanX ECM。

版本控制 - 版本控制使專業(yè)人員能夠輕松高效地搜索/創(chuàng)建最新的文件。

審計跟蹤 - 對文件的操作正在被記錄，審計跟蹤提供詳細(xì)的記錄，列出每個事件文件夾和文件的每個編輯和訪問記錄。

項目文檔索引 - 您可以通過在OceanX ECM中自動索引來更輕松地找到您。項目文件索引將被自動繼承到文件夾索引中，不需要任何手動輸入。

通過OceanX PDFX將文檔轉(zhuǎn)換為PDF - 您可以使用OceanX PDFX的工具輕松地將任何文檔轉(zhuǎn)換為PDF，包括水印，頁碼，貝特編號和安全控制。它還可以用于將OceanX ECM中的事項文件夾中的文檔與目錄和封面頁面綁定為Project Bibles

連宗奇

17666108528