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時間管理 [復(fù)制鏈接]

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電梯直達

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發(fā)表于 2003-08-23 12:07 |只看該作者 |倒序瀏覽

管理者要很好地完成工作就必須善于利用自己的工作時間。工作是很多的，時間卻是有限的。時間是最寶貴的財富。沒有時間，計劃再好，目標(biāo)再高，能力再強，也是空的。時間是如此寶貴，但它又是最有伸縮性的―――它可以一瞬即逝，也可以發(fā)揮最大的效力。對于生產(chǎn)和商業(yè)活動來，就是潛在的資本。在工業(yè)史上，經(jīng)常有這樣的事情：僅僅是一天之差，就可以導(dǎo)致一個企業(yè)的巨大成功和另一企業(yè)的倒閉破產(chǎn)。

所以，不懂得利用時間就是最無能的管理者。浪費時間就等于浪費企業(yè)的財富。

會不會利用時間不是單純地看工作時間內(nèi)是否充滿了各種工作。有很多管理人員，從早忙到晚，不單在工作時間內(nèi)擠滿了各種工作。而且還在工作時間以外尋找時間繼續(xù)工作。單純從這個現(xiàn)象看，并不能表明該管理人員會利用時間。他的工作精神固然是好的，但他還不能稱得上是最好的經(jīng)理，也不能稱他是善于利用時間的能手。

會不會利用時間，關(guān)鍵在于會不會制定完善的、合理的工作計劃。所謂工作計劃，就是填寫自己和企業(yè)的工作時間表―――某年某月某日要做什么事；哪些事先做，哪些事后做°哪個時間內(nèi)以哪些事為重點；安排哪些時間內(nèi)做什么事售上都業(yè)的目標(biāo)何時達到；……等等。

但是，所有計劃地利用工作時并不是要求管理人員把末來的工作時間全部地填滿工作內(nèi)容。有計劃地利用工作時間，主要是合理地安排最主要的工作和最關(guān)鍵的問題。這些工作和問題，只要安排得適時和得當(dāng)，就會像機器的主軸帶動整個機器運轉(zhuǎn)那樣，促使其他的事情按時完成。

因此，真正會利用時間的管理者，不是把大量時間花于忙亂的工作中，而是用在擬訂計劃中。能干的管理者，用很多時間去周密地考慮工作計劃―――確定工作目標(biāo)的手段和方法，預(yù)定出目標(biāo)的進程及步驟。他不但在年初這樣做，在動手做每件事以前也這樣做就是說，在這些能干的管理者看來，大的目標(biāo)有大的計劃，中等程度的工作有中等程度的計劃，小的工作則有小的計劃。總之，大事小事，都要事先周密考慮。一旦考慮出完整的計劃，執(zhí)行起來就很順利。表面看來，作計劃和考慮問題的時間占用得多了，但實際上，從總耗用時間量來計算，卻節(jié)省了許多寶貴的-----即壓縮時間的流程，充分利用了每個單位的時間。

支配時間的方法

一個成功的人，善用他的時間，是最大成功因素之一。企業(yè)發(fā)展到今天，一個業(yè)務(wù)主持者，時間不夠用，往往是普遍的現(xiàn)象，既然誰也無法獲得比別人更多的時間，那么，唯一的辦法是如何計劃充分利用你的時間。

（一）充分利用時間

如果想要成功的配時間，你可以使用估計、分配與控制等方法，你還可以種用排定事件先后次序、工作時間表以及分配任務(wù)等方式，來在達到目的。
只要低開始將所有的活動按部就班的作成記錄時，工作效率自然就侍增高，介這必須在做完一伯事后，就盡快的記錄下來，而且，即使是小事，也不容忽略。

（二）排定處理順序

“對于各種不同的事，是否分配了恰當(dāng)?shù)臅r間去做？”“是否將有限的，幾小時利用得有效？”要將這些問題放在咫思索，仔細地分析所有的活動，然后，就必須決定何事應(yīng)先處理。有許多人都從公文堆最上面的一件開始做，結(jié)果很可能使堆在下面的舊公文“越陳越香“了。很多事，就是如被擱置以致成了無法解決的問題。

要避免這種錯誤，只有在每天晚上或早晨，坐在辦公桌前先看看那些堆在案上東西，花點時間瀏覽一番，并且歸類，分成數(shù)堆，再分別緩急依次排好，這樣，“陳年老酒”就可絕跡了。

（三）分派工作

當(dāng)你應(yīng)用這原則去處理事情時，一定會發(fā)覺有些已拖延了好幾天，甚至好幾個星期。如此一來，你就該去查明產(chǎn)生這種拖延現(xiàn)象的原因，相信你經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)有些職員，拿了薪水卻沒做他份內(nèi)的事。你是老板，那么就完全看你怎樣選擇了?

（1）決定那些事由秘書處理；
（2）將一些工作分配給助手做；
（3）然后看看其余的，再次決定那些仍可由秘書或助理“分憂”，此外，就該自己身下廚了。

（四）分配時間

當(dāng)你注意今天的每一件工作時，就必須決定該花多少時間在這上面，我們把這稱為“分配時間”。一大早，口述和筆錄大約要30分鐘，接下來30分鐘就該和老板討論了，也許你還得要15分鐘的時間去應(yīng)付求職者。如果你九點上班，現(xiàn)在已經(jīng)十點四十五分了。午餐前，也許要和采購部門接角，而且說不定還得趕到市區(qū)去加扶輪襯的取會哩！這就是“時間分配”。它的秘訣是要確定你眼前的工作，到底要用多少時間，那也中只有“經(jīng)驗”這位先生才能幫忙了。只要這樣做，你將會很快的發(fā)現(xiàn)不必要的瑣事，都已分配給屬下操心去了，再不會溜到你工作表上，這可替你濞掉不少的麻煩。

有一位身任數(shù)家商業(yè)雜志社的總編輯，要求屬下把信件都送到他辦公室里，他必須拆信、看信，再把信件分成若干堆，決定分給屬下那位編輯處理，接著親自送到每人桌上。整個過程平均就了一個鐘頭，于是，他每天加班，要不然就帶著“家庭作業(yè)”下班，才有辦法把工作完成。除此以外，更壞的是他的編輯人員，不得不等他送信來，是整個編輯部門成天都是口述作業(yè)。這位總編輯之所以會這樣，就是他想知道下究竟是在做什么事。但終于，他覺悟到自己只是在虛耜時間。以后，他的編輯開始直收信，并做成新聞或新動態(tài)的摘要呈給他了，事實證明以往他一直浪費了大半的時間，因為幾乎有3＼4的信件是向廢紙簍報到的。

（五）排定時間表

某大石油公司的一個訓(xùn)練主管，為推銷員設(shè)計了一個預(yù)估工業(yè)產(chǎn)品推銷方法，他給每人一張表格，并建議他們在每周開始前將它填好。填表只要半個鐘頭，但在填完后每個人都找出訪問客戶的最佳途徑，而且每個停留點上所該做的事，也都記在上面，再不會被遺忘掉了。把事情依其重要性列成表，從最重要的開始做，完成后，核對一下，再從表中冊掉它。何時開始做記錄表并不重要，重要的是你心中必須經(jīng)常有時間表的觀念。
這類表的說要作用是，你一次只能做一件事，如果一民兩用，做東做酌，那你就已經(jīng)消著落處理眼前事的能力。

（六）應(yīng)付意外事件

火車、飛機、公共汽車、輪船等依時間表運行，但依然會有意外事件，同樣的情形也可能發(fā)生在你身上，所以，為意外事件留時間，是很明智。某百貨公司的經(jīng)理，早計劃在星期一舉行大減價，而很不巧的，星期日恰好是該公司一年一度的員工野餐活動。當(dāng)天艷陽高照，是個很難得的好日子，結(jié)果星期一早晨，1＼4的職員因陽光炙傷而請假，籌備已久的大減價就因而流產(chǎn)了。這就是末預(yù)留意處理外事件的時間的一個例子。

聰明人有三個預(yù)防此類事件發(fā)生的方法：第一每件計劃都留有多余的預(yù)備時間。第二、努力使自己在不留余地，又飽受干擾的情況下，完成預(yù)計的工作。這并非不可能，事實上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精確些。第三、另準(zhǔn)備一套應(yīng)變計劃。

假使你為每件工作立下時間限制，你將發(fā)現(xiàn)，有三件事已經(jīng)做成功了：

（1）迫使自己在規(guī)定時間內(nèi)完成工作。
（2）對你自己能力有了信心。
（3）你已仔細分析過將做的事了，而把它們分解成若干意境單元，是正確迅速完成它們的必要步驟。

一旦擬定了目標(biāo)，計劃好時間表，剩下的關(guān)鍵就是快動手去做了。

（七）贏取時間的辦法

1. 把該伏特的事，依重要性撫所排列，這件工作，你可以在周末，前一天晚上就安排妥當(dāng)。套名俗話說：“豫則立、不豫則壞”凡事要把握先機。

2.每天早晨比規(guī)定時間早十五分鐘或半個小時開始工作，這樣，你非但立下好榜樣，而且有時間在全天工作正式開始前，好好計劃一下。

3.開始做一件工作前，應(yīng)先準(zhǔn)備好，把所有需要的資料、報告放在桌上，這樣將免得你為尋找遺忘東西浪費時間。

4.利用電話、電報、信件和像口述機一類的裝備，以節(jié)省時間。

5. 購買各種書籍、手冊，及錄求客人問的服務(wù)，盡可能吸收及準(zhǔn)備知識，這樣可增進你處事能力，減少時間浪費。

6. 把最困難的事擱在工作效率最高的時候做，例行公事，應(yīng)在精神較差的時候處理。

7. 養(yǎng)成將構(gòu)想、概念、賃據(jù)及資料，存放在檔案里的習(xí)慣，在會議、討論或重要談話之后，立即錄下午點，這樣，雖事過境遷，但仍會記憶猶新，因為沒有比忘記履行諾言更的事了。

8. 訓(xùn)練速讀：想想看，如果你的閱讀速度增快2－3倍，那么行事效率該有多高？這并不難做到，書店及外界都有增進你這些能力的指導(dǎo)訓(xùn)練書籍。

9. 讓閑聊浪旨你的時間，對于那些上班時間找你東拉西扯的人知道，你很愿意和他們談天，但卻應(yīng)在下班以后。

10.利用空閑時間：它們應(yīng)被用來處理例行工作的，假如那位訪問者失約了，也不要呆坐在那里等下一位，你可以順手找些工作來做。

11.充分發(fā)揮你手提箱的功用：把文件有條不紊的排好，知道哪些東西在哪個位置上，這樣諒可避免費是去找東西，更不會再有與人洽談時，翻箱倒柜的事。

12. 瑣事纏身時：務(wù)必果斷地擺脫它們。盡快地把事做完，以便專心一致地處理較特殊或富創(chuàng)造性的工作。口述時，只述重點，其余就讓秘書或助手來替你做，只要使他們知道你期待他們要做什么事就可以了。

13. 管制你的電話：電話雖然不可缺少，但如果完全被你太太或朋友占用了，那這工具豈非像一個被埋沒掉的天才？還有，在拿起電話前，先準(zhǔn)備好每件要用的東西，如紙、筆、姓名、號碼及預(yù)定話題、資料等。

14. 該做的事都放在桌上，以免遺漏。

15. 晚上看報：除了業(yè)務(wù)上的需要外，盡可能在晚上看報，而將一日之計的寶貴光陰，用在讀信、看文件或思考業(yè)務(wù)狀況上，這樣將可使你每天工作更加順利。

16. 開會時間最好選擇在午餐或下班以前，這樣你將分發(fā)現(xiàn)這段時間，每個人都會很快地做成決定。

17. 當(dāng)你遇到一個健談的人來訪，最好站著接待他，奇怪嗎？這樣他就會打開窗子說亮話，很快就道出來意了。

18. 將相關(guān)的工作列在一起，舉例說，你應(yīng)口述數(shù)小時，或該與屬下連串的討論，如此會使你較有概念。

19. 休息片刻，來杯咖啡、茶、冷欽，甚至只要在窗前伸個懶腰，就中夠使你精神抖擻了。

20. 沉思：每天花片刻時間思索一下你的工作，可尋求出各種增進工作方法及滿意的靈感，受益匪淺。
時間管理

每一位經(jīng)營者都會有一種時間不夠用的感覺，大部分的經(jīng)營者發(fā)現(xiàn)有這個問題的時候，大都是以燕加人員（如秘書）分擔(dān)工作來解決，可是最后事實證明人員燕加之后工作不但不會減少，反而更加忙碌。這個問題使許多企業(yè)家感到因或。

美國兩家著名的管理顧問機構(gòu)―――管理工程師聯(lián)合顧問所與史玫特顧問公司曾經(jīng)就這個問題做了一個調(diào)查，這個調(diào)查發(fā)現(xiàn)，企業(yè)經(jīng)營者之所以感覺到時間不夠，主要就是浪費太多時間在下列三方面：（1）打電（2）開會（3）處理信件。

（一）電話干擾

第一個問題是打電話，第一個經(jīng)營者每天總要接到數(shù)個甚至數(shù)十個的電話，而他打出去的大概也在這個數(shù)目止下，這些電話通常都不能像其他公務(wù)一樣，集中處理，尤其是來電，究竟什么時個候會鈴響根本無從得知，因此許多工作常因接轉(zhuǎn)電話而被干擾中斷。根據(jù)心理學(xué)家的研究，當(dāng)我們正在專心做一件事情或思考某一項問題的時候，最好能夠一氣呵成，不要中途中斷，因為受到中斷的干擾之后，通常都要經(jīng)過一段相當(dāng)長的時間才能使精神或思緒再重新集中，根據(jù)研究，電放的干擾是打斷經(jīng)營者思路和破壞其集中精神的最主要原因。

為了解決這個問題，大部分的經(jīng)營者都讓秘書先“過濾”電話，把一部分可以不敢親自處理的電話先行代為處理，只有重要事情非由經(jīng)營者親自解決不可的才以轉(zhuǎn)接。這個辦法因然可以減少來電干擾的機會，但是仍然有限，因為大部分的秘書都無法做嚴格的“過濾”，而發(fā)生處理不當(dāng)?shù)米锟腿说那樾�，況且大部分來電的人都認為事情很重要，非要經(jīng)營者親自接聽不可（事實上可能只是芝麻綠豆大事件），在這情形擔(dān)任過濾工作的秘書就難以再堅持，只好矛以轉(zhuǎn)接，因此這種辦法并無竿見景這效。

（二）會而不議

第二問題是“開會”，每一個企業(yè)每周總要開幾次會議，規(guī)模越大者，開會的次越頻繁，每次開會時間產(chǎn)者20分鐘，多者持續(xù)3－4小時，這些會議有些是“計劃“公司政事，有些是”檢討“業(yè)務(wù)成效，有些是”協(xié)調(diào)工作系其目的都是冠旬堂皇，但是根據(jù)上述兩家管理顧問機構(gòu)研究發(fā)現(xiàn)，大部分企業(yè)內(nèi)所開的會議都患有“會而不議、議而不行”的手病，大家在會中信口開河或無的放，。說口沫橫飛，，聽者則是昏昏入睡，等到該說的都說完了以后，主席乃宣布散會，于是大家?guī)е荒樀目瞻�，打個哈欠，做鳥獸散，這是一般企業(yè)界開會的通病，也是造成經(jīng)營者浪費時間的第二個原因。

（三）處理信件

在第三個問題是寫信，處理公私信件是一件挺浪費時間的事情，因為“寫信”不比“說話”，總是比較費時間，再由獻志淶惱遄茫?環(huán)餛脹ㄐ偶?聰呂矗?芤?昂腦詘旃?業(yè)氖奔淠苡屑父靄敫鮒油罰?艽?淼艏阜廡偶??

（四）時間管理

要解決這三個問題，以增加可用于創(chuàng)造思考方面的時間，下列幾種方法值得參考：

在處理電話方面：選擇一位能干的秘書，授予更大的權(quán)力，在某些之內(nèi)的電話，直接交給他去處理，不必轉(zhuǎn)接。如果非由經(jīng)營者自行處理不可時，應(yīng)簡短扼要，不要在電話中扯此與主題無關(guān)的事情，養(yǎng)成能在3分鐘內(nèi)把問題解決并掛掉電話的習(xí)慣。

在參與會議方面：不參加沒有準(zhǔn)備的會議，規(guī)定員工養(yǎng)成開會必須準(zhǔn)備，發(fā)言必須簡短，內(nèi)容必須充實，會議必做“結(jié)論”的習(xí)慣。一方面減短會議的時間，一方面使會議不流于形式。除此之外經(jīng)營者應(yīng)該視會議的性質(zhì)，盡量減少參加會議，有些會議末必要參加，只要在會議后批閱一下會議記錄即可了解全盤大要。

在處理書信方面：能交由下級單位或必書處理的信件，可直接交給他們?nèi)ヌ幚�，必須自己回�?fù)，或口授給秘書，經(jīng)記錄整理后，再簽字發(fā)出，這樣就可以節(jié)省許多時間。寫信時應(yīng)盡可能簡短扼要，不要拖泥帶水；邱吉爾說過，不能在一張紙的范圍內(nèi)把想表達的意思完全表達出來的，就不能算精簡扼要，這個標(biāo)準(zhǔn)，可以讓經(jīng)營者做為處理信件時參考。

如果您常感到時間不夠用，不妨也試試這些方法。