知識管理 知識共享 解決方案之討論

HopeCao

知識管理 知識共享 解決方案之討論

鄭 昀
2003 年 3 月

還在用 Email在開發(fā)團隊中討論開發(fā)細節(jié)嗎？如果是的話，那么怎么對這些Working Email進行管理呢？2003 年 2 月 17  日，Google.com收購了Blogger.com。那么，未來的一年里，Blog和RSS能夠帶給我們什么呢？



我們的知識都散落在哪里了呢？郵件的討論中？會議中？有多少人會用書寫的習慣來記錄自己的收獲、困惑、焦慮或者經(jīng)驗？就算你記錄了，怎么和團隊中的其他人共享呢？

不知道有多少人曾經(jīng)想過下面的問題：

我們團隊內(nèi)部如何實現(xiàn)知識管理呢？

在一封內(nèi)部的討論郵件中，我這樣寫到：
我一直疑惑于以下幾個問題：

1：我們團隊內(nèi)部如何實現(xiàn)KM(Knowledge Manage)；

    這里面又分為幾個問題：

    如何把用戶（包括潛在的用戶）對我們軟件的抱怨、贊美、意見和建議日積月累地保留在一個永久固定的地方，不會丟失、泄露，并不斷更新？

    如何把技術(shù)團隊（包括設計、開發(fā)、測試、實施工程師們）對我們軟件的功能性描述、特點、（與競爭對手相比的）優(yōu)勢等文檔，提供給銷售和市場團隊作為參考，并且日積月累地保留在一個永久固定的地方，不會丟失、泄露，不斷更新？

    如何把技術(shù)團隊的經(jīng)驗、常遇到的問題、已知的Bug、已經(jīng)解決了的技術(shù)難題、應用的常用設計方案，提供給銷售和市場團隊作為參考，并且日積月累地保留在一個永久固定的地方，不會丟失、泄露，不斷更新？

    如何把技術(shù)團隊開發(fā)軟件過程中所有遇到的已知Bug、Bug的解決方法，作為一個歷史Bug庫，并且日積月累地保留在一個永久固定的地方，不會丟失、泄露，不斷更新？

    如何更快速的培訓新來的團隊成員(新成員能夠更快的發(fā)現(xiàn)他們需要的信息，這讓他們變得更有生產(chǎn)力)?

   如何使團隊內(nèi)部那些被隱藏的知識和信息（比如決策流程、項目背景）展現(xiàn)在每一個成員眼前？

   也許前面所說的知識現(xiàn)在都以某種方式存儲在不同的地方，那么如何快速搜索出有效的信息，忽略冗余知識呢？

2：假如現(xiàn)在我們提供了一個像SharePoint一樣的內(nèi)容服務器作為知識共享的站點，那么又產(chǎn)生了新問題：

   如何訂閱（SharePoint Server只是以郵件方式提供文檔更新通知）？如何自動下載感興趣的內(nèi)容到本地？RSS技術(shù)是不是可以幫助我們做到這一點？

   如何利用現(xiàn)有的Outlook做到訂閱、自動下載、快速發(fā)布、快速搜索？(可以參考:NewsGator 推出的NewsGator 1.0版)

   如何使得發(fā)布想法、經(jīng)驗像MSN Messenger聊天一樣方便？

   如何使得人們愿意發(fā)布，充實知識庫？這么做的動力來自于哪里？

3：郵件

大家更多的交流方式還是Email，方便快捷，直達你想要叫醒的那個人的案頭，但是大多數(shù)的技術(shù)討論、Bug報告等都留在了每一個團隊成員的郵箱里，隨著他的離去，這些珍貴的內(nèi)容、歷史痕跡會被清空。

即使是普通的工作交接，下一個接手的Guy對于之前的討論一點也不知道，會不會降低開發(fā)效率？比如我們在做的短信開發(fā)，前一個開發(fā)人員和亞信方面交流過很多，但是隨著他的離開，這些知識也離開了團隊，后面我接的時候，就會有重新對一些技術(shù)點產(chǎn)生疑問，其實這些東西前人應該已經(jīng)和亞信討論清楚了的。

于是產(chǎn)生了這個問題：

工作郵件如何歸檔？如何并入知識庫？如何便于搜索？

4：假如現(xiàn)在我們真的提供了一個很酷的知識庫，那么如何和其他部門的知識庫實現(xiàn)聚合？

5：MSN Group的虛擬團隊有用嗎？也就是說，實現(xiàn)幾個不同主題的興趣小組樣的虛擬團隊，各自有各自的主題，如：Mail、.Net、PHP、WebDAV等等。



做不到的一些實際困難：

做知識管理做得成功的企業(yè)有一些，流傳比較廣的版本有：惠普，三星。當然IBM和Microsoft顯然永遠跑在最前面，不過這些跳舞的大象我們學不了。有些做法，實際執(zhí)行起來難度很大。

知識管理最痛苦的一點就是人們沒有書寫習慣。并不是每一個人都肯坐下來把自己想通了的知識寫下來Email給其他人的。老實說只有非常罕見的一些共享狂人，才會這么自愿這么做。

其次，要收集的內(nèi)容龐雜，來源龐雜，不是每一個公司都有財力和人力能夠?qū)ｉT處理。像IBM的developerWorks和Microsoft的MSDN，我們想都不要想。

三星或者HP，通過提供電子貨幣來刺激員工上傳知識到全球知識庫。這說明一點，沒有金錢的誘惑，要做一個統(tǒng)一的規(guī)范的全球知識庫，很難很難。



我怎么做到知識發(fā)布和共享以及訂閱呢？

也許你聽說過Blog？沒有嗎？那么你總聽說過這個拙劣的翻譯“博客”吧？

在這里我就不再介紹它的來龍去脈了，有興趣的可以加入CNBlog的團隊，這是一個偉大的站點。

（WIRED：Blog是近幾年來少有的出乎意料成功的技術(shù)或者網(wǎng)絡現(xiàn)象。和即時通訊軟件一樣，Blog系統(tǒng)將會成為網(wǎng)上的新一代殺手軟件。）

更進一步，你聽說過K-log嗎？如果有的話，恭喜你，證明你至少沒有脫離最前沿的團隊建設的試驗。

如果你沒有聽說過，沒有關(guān)系，我簡單地介紹一下他：

什么是k-log呢？

K-log能夠使雇員發(fā)布（post）書面評論，看法的要點，鏈接，文檔，重要的email，以及圖片到公司的內(nèi)聯(lián)網(wǎng)，在哪里呢，人們能夠查找、瀏覽、建檔發(fā)布的內(nèi)容。這使得知識的分享變得非常的容易。


           



我來告訴你一個解決方案：

每一個團隊成員都在自己的機器上架設K-Log站點；

每一個人在自己的Klog上發(fā)布知識、經(jīng)驗、教訓、重要的Email、討論性質(zhì)的Email；

每一個人在其他人的Klog站點上發(fā)表評論；

每一個人可以在其他人的Klog進行搜索，也可以交叉搜索；

大家通過NewsCrawler 1.4訂閱其他人的Klog；



身體力行：

   車東在《基于Google的學習過程》一文中提到的“GNU的’工具箱’哲學”很有啟發(fā)性：

“不要指望所有問題都能夠直接在互聯(lián)網(wǎng)上找到答案，因為復雜問題本身的解決有可能利用其他一些工具組合解決完成的。比如：我在解決多臺服務器之間的日志合并統(tǒng)計過程中找到的Apache的日志輪循工具cronolog，在OutLook Express郵件的HTML歸檔過程中找到的mbx2mbox+mhonarc，以及在CVS的常用工具整理過程中找到的大量優(yōu)秀應用等。

GNU很推崇“工具箱”哲學：因為很多復雜的問題都可以通過幾個更簡單的工具通過一定的組合加以解決的。而Perl往往就是粘合這些優(yōu)秀工具的“膠水語言”。這也是為什么Perl（或者說Perl的哲學）是任何一個程序員都因該學習并掌握的語言�！�



   我的架設Klog的工具組成也是這樣的，非常簡單，而且容易上手：

   操作系統(tǒng)環(huán)境：Windows 2000/XP；

n        php-4.3.1

n        mysql-3.23.52-win

n         b2-0.6.1-20021104+ljupdate-0.2



我的訂閱Klog工具是：

NewsCrawler 1.4



B2非常的強大：

支持所有Blog以及管理功能；

支持各種常用的XMLRPC發(fā)布Blog的API，如：Blogger API；



如何訂閱我的K-log？



Ø  訂閱的優(yōu)點：

    不需要親自到各個成員的K-log上察看有沒有最新blog；

    讓你關(guān)心的成員的Klog自動地送到你的案頭，輕松查看；

    這種效果就類似于Email和Outlook的組合了吧。



Ø 訂閱的技術(shù)背景說明：

     關(guān)鍵字：RSS，XML，RSS AutoDiscovery

    可以參考后面的Blog相關(guān)技術(shù)釋疑。



Ø 訂閱的服務器端技術(shù)：

    通過RSS，b2自帶的就有一個b2rss2.php，這個頁面就是將你的Klog自動生成為一段XML數(shù)據(jù)。

    RSS就是一段規(guī)范的XML數(shù)據(jù)，用一些大家約定的標記描述一個Blog或者一個新聞源的最近更新的內(nèi)容。

    RSS是Blog走向社區(qū)化和快速普及的一個技術(shù)推動力，Blog也因此技術(shù)而走向了專業(yè)化領(lǐng)域。

    連同本來網(wǎng)絡上的各種專業(yè)媒體提供的新聞源，人們可以透過RSS在桌面上輕松訪問大量與自己的興趣相關(guān)的主題，而忽略掉訪問網(wǎng)站帶來的復雜過程，還有那些討厭的花花綠綠的廣告。新聞聚合(News Aggregation)和網(wǎng)站聯(lián)合(Syndication)兩個概念由此出現(xiàn)并廣泛被Blogger們所采用。



Ø   訂閱的客戶端工具：

    NewzCrawler這個新出現(xiàn)的新聞聚合工具，這是我在PC桌面上看到的最好的新聞聚合工具了。無論從功能還是易用性方面來看，這個工具都比其他新聞聚合工具要更優(yōu)秀。

   現(xiàn)在我能夠利用這個工具每天輕松地察看來自一些新聞站點（例如Yahoo和CNET等）的最新消息和一批我關(guān)心的Blog的更新內(nèi)容，還能夠便捷地用工具中內(nèi)嵌的Blog輸入工具把感興趣的內(nèi)容摘錄到自己的Blog中，效率大增，真是令人產(chǎn)生了全球信息盡在指尖的感受。當我們深入去想的時候，會發(fā)現(xiàn)這大概正是網(wǎng)絡走向個性化和對傳統(tǒng)媒體的一種挑戰(zhàn)所在吧。



Ø 訂閱的步驟：

    1：安裝NewsCrawler 1.4版本；

    2：運行NewsCrawler；

    3：新建一個Newsfeed頻道，如果你的Blog是b2架構(gòu)的，那么輸入的URL通常像這樣子：http://blogger/b2/b2rss2.php

這樣，它會每隔2個小時自動來我的http://blogger/b2/b2rss2.php搜索，看有沒有最新的K-log，有的話就自動下載，并顯示在你的NewsCrawler的右邊窗口中。

怎么樣，夠自動化的吧，SharePoint Server要是有這種功能就好多了。



Blog相關(guān)技術(shù)釋疑:

·  XML



它是什么：用來存儲 blog和留言的標準格式。
它代表什么：eXtensible Markup Language 的縮寫（擴展標記語言）。
例如： Comment Archive and Interchange Format （CAIF，留言存檔和交換格式），用來存儲 blog 留言留言的標準格式。
它有什么用處：可以在 blog 軟件之間導入和導出數(shù)據(jù)。


·  XML-RPC



它是什么：weblog軟件彼此間能夠互相交談（交換信息）的標準方式。
它代表什么：XML-Remote Procedure Calls （XML遠程程序調(diào)用）
例如：Blogger API 和 the MetaWeblog API
它有什么用處： “pinging” 中央站點，讓它知道你要更新你的weblog，并允許程序能從桌面上編輯你的Blog上的blogs。


·  RSS



它是什么：站點用來和其他站點之間共享內(nèi)容的簡易方式（也叫聚合內(nèi)容）。 RSS使用XML作為彼此共享內(nèi)容的標準方式。
它代表什么：Really Simple Syndication （或RDF Site Summary，RDF站點摘要）
例如：一些免費的軟件能夠讓你閱讀那些RSS使能的站點，比如 NewsIsFree 和 Amphetadesk。
它有什么用處：讓別人容易的發(fā)現(xiàn)你已經(jīng)更新了你的站點，讓人們很容易的追蹤他們閱讀的所有weblogs。

一無所有

做一個公司內(nèi)部的BBS
   是否可以完成所謂的知識管理？